تحديد ميزانية البرامج التدريبية يحتاج إلى منهجية واضحة تأخذ في الاعتبار جوانب متعددة حتى تكون الميزانية واقعية وتغطي جميع العناصر. يمكن تقسيم العملية إلى خطوات عملية على النحو التالي:
1. تحديد الأهداف والجدوى
- ما الهدف من التدريب؟ (سد فجوة مهارية، تأهيل قيادات، تحسين الأداء، رفع كفاءة معينة).
- ما العائد المتوقع؟ (تحسن في الإنتاجية، تقليل الأخطاء، رفع مستوى الرضا، تحقيق مؤشرات استراتيجية).
هذا يحدد مستوى الاستثمار المناسب.
2. تقدير حجم الفئة المستهدفة
- عدد المتدربين (10 موظفين أم 100 موظف؟).
- مستوياتهم الوظيفية (قيادات عليا، مشرفون، موظفون جدد).
- مدة التدريب (يوم، أسبوع، شهر، برنامج طويل الأمد).
3. عناصر التكلفة الرئيسية
أ) تكاليف التدريب المباشر:
- أتعاب المدربين / الاستشاريين.
- إعداد وتطوير المحتوى والحقائب التدريبية.
- المواد والأدوات (كتب، كتيبات، ملفات، برامج رقمية).
ب) تكاليف لوجستية:
- قاعات التدريب والتجهيزات (أجهزة عرض، صوتيات).
- الضيافة (مشروبات، وجبات).
- التنقل أو الإقامة (إذا كان المتدربون من مناطق مختلفة).
ج) تقنيات وأدوات مساندة:
- منصات التدريب الرقمي (LMS).
- تراخيص برمجيات أو اختبارات مقننة.
- إنتاج فيديوهات أو محتوى إلكتروني.
د) تكاليف تقييم وأثر:
- الاختبارات القبلية والبعدية.
- تقارير قياس الأثر.
- أدوات المتابعة بعد التدريب (كوتشنج، استشارات متابعة).
4. مقارنة البدائل
- التدريب الداخلي (مدربين من داخل الجهة) عادة أقل تكلفة.
- التدريب الخارجي (شركات استشارية أو جامعات أو معاهد عالمية) قد يكون أعلى تكلفة لكنه أرفع جودة.
5. صياغة الميزانية النهائية
- إعداد مصفوفة تكاليف تشمل:
- تكلفة الفرد × عدد المتدربين.
- تكلفة اليوم التدريبي × عدد الأيام.
- التكاليف الثابتة (القاعات، التقنية).
- إضافة هامش احتياطي (عادة 10–15%) للطوارئ.
6. الربط مع مؤشرات الأداء
- يجب أن تتماشى الميزانية مع العائد المتوقع على الاستثمار (ROI).
- على سبيل المثال: إذا كان الهدف رفع إنتاجية الموظف بنسبة 20%، يجب أن تُبرر الميزانية هذا العائد.
